Skočiť na obsah
🕽 0948 881 081 (-) , FAQ

Ako číslovať (a nečíslovať) faktúry

Ako číslovať (a nečíslovať) faktúry

Poradové číslo faktúry je jedným z povinných náležitostí každej faktúry, resp. každého účtovného dokladu ako takého. V článku si priblížime základné pravidlá, ktoré by mal podnikateľ pri číslovaní dodržať, možné chyby, ktorým by ste sa mali vyhnúť vrátane niekoľkých tipov, ako vám v tomto pomáha SuperFaktúra.

Ako číslovať faktúry

  • Ideálne je, keď faktúry číslujete chronologicky vzostupne, teda narastajúcim spôsobom. Inými slovami: každý nasledujúci doklad (t. j. faktúra z nasledujúceho dátumu) má číslo vyššie o 1. Príklad: faktúra č. 2022001 z 10.1, faktúra č. 2022002 z 15.1, faktúra č. 2022003 z 30.1.
  • Tvar číselného radu si môže každý podnikateľ stanoviť sám. Mal by ho však, samozrejme, v celom rade dodržať. Napr. stanovený tvar VFARRRRCCC by mali mať všetky faktúry v rade takto: VFA2022001, VFA2022002, VFA2022003 atď. V SuperFaktúre je vlastné číslovanie, samozrejme, bez problémov.
  • Tvar číselného radu teda môže obsahovať aj textové reťazce či viac kombinácií číslic. Podstatné je, aby číslovanie slúžilo svojmu účelu. To znamená, aby v ňom mal praktický prehľad najmä samotný podnikateľ, prípadne daňový úrad. Na obmedzenie však môžete naraziť v situácii, keď chcete, aby sa číslo faktúry zhodovalo s variabilným symbolom. V takom prípade je viac ako vhodné, aby ste počet cifier číselníka uvádzali maximálne 10. To je číslo, ktoré váš klient dokáže zadať aj do platby v banke.
  • Uvádzať v tvare číselného radu pomlčky, lomky (či iné znaky) je vzhľadom na uvedené pravidlá v poriadku. V prípade variabilného symbolu na takejto faktúre však zohľadnite, že VS by mal obsahovať len čísla. Odberateľ totiž pri úhrade cez slovenskú banku (pri tuzemskom prevode) vie uviesť ako variabilný symbol iba číslice (maximálne 10 miestny VS).
  • Faktúry môžete číslovať vo viacerých samostatných číselných radoch. Napríklad si môžete založiť samostatné číslovanie pre odberateľov zo SR, pre klientov z EÚ, či pre krajiny mimo EÚ. Prípadne iným spôsobom podľa unikátnych potrieb vašej firmy. V SuperFaktúre nájdete možnosť nastaviť si viacero číselníkov pre doklady v Prémiovom balíku.

Ako nečíslovať faktúry

  • Ak sa sa stane chyba… Napríklad sa jedno či viac čísiel v číselnom rade vynechá. Ideálne je pridať nejaký doklad, ktorým podnikateľ či jeho účtovník potvrdzujú, že ide o prirodzený omyl. Týmto spôsobom sa viete vyhnúť zákonitému podozreniu zo strany daňovej kontroly, že vaša firma niektoré svoje faktúry (a teda aj príjmy) nepriznala a nezdanila. Ešte stále sa môžu nájsť podnikatelia, ktorí vystavujú faktúry na základe šablóny v textovom či tabuľkovom editore. Tí takúto chybu pri číslovaní môžu eliminovať prechodom na fakturačný systém. Jednou z funkcií fakturačných či účtovných systémov je práve automatické číslovanie a zohľadnenie čísla poslednej vystavenej faktúry – každá nová faktúra má číslo predchádzajúcej faktúry zvýšené o 1.
  • V žiadnom prípade neodporúčame zmazať faktúry, ktoré vám odberateľ neuhradil – zmazanie minimálne spôsobí „dieru“ v číslovaní, ktorá môže vzbudiť spomenuté podozrenie, že ste krátili svoje príjmy a teda aj daň z príjmov či DPH. Je síce pravda, že za určitých okolností je podnikateľ povinný z vystavených a nezinkasovaných faktúr odviesť aj daň z príjmov aj DPH (bohužiaľ). Zmazanie týchto faktúr nachádzajúcich sa uprostred číselného radu nie je však práve najšikovnejším spôsobom, ako sa zdaneniu vyhnúť. Od r. 2021 si platitelia DPH môžu vyžiadať späť DPH-čku z faktúru cez režim „oprava základu DPH pri nevymožiteľnej pohľadávke“ a za určitých okolností im vie ušetriť.
  • Rovnako nie je „kóšer“ opraviť prípadnú „dieru“ tým, že do nej dáte faktúru z dátumu, ktorý s miestom v číselnom rade vôbec nekorešponduje. Príklad: faktúra č. 2022001 z dátumu 10.1, faktúra č. 2022002 z 15.1, faktúra č. 2022003 z 20.3, faktúra č. 2022004 z 30.1. Nie, takto radšej nie.
  • Jednou z možností, ako chybu pekne a legálne „zakryť“, je nastaviť si číslovanie samostatné pre každý mesiac, resp. číslovanie podľa dátumu vystavenia. Príklady: septembrové faktúry 20220901, 20220902, októbrové faktúry 20221001, 20221002 alebo faktúra z 5.9.2022 má číslo 20220905, faktúra z 20.9.2022 má číslo 20220920. V mnohých z týchto prípadov môžete zabudnutú faktúru do číselného radu ľahko zaradiť. Na takéto číslovanie sa názory účtovníkov-profesionálov rôznia. Pravdou však je, že ho účtovné predpisy vyslovene nepovoľujú ani nezakazujú.

Prihláste sa na odber noviniek z blogu

Odhlásiť sa môžete kedykoľvek prostredníctvom odkazu v emaili.

24 komentárov

Dobrý deň, rada by som sa opýtala ako je to s faktúrami pri handmade portáloch ako je Etsy. Aj keď vystavím faktúru na špecifitký produkt, ktorý sa predá - tak Etsy posiela peniaze na účet dokopy za niekoľko zákaziek a oneskorene, takže to bude úplne iná suma ako na faktúre len za jeden produkt. Ako mám posielať potom zákazky s číslami faktúr, keď mi potom tie faktúry za jednotlivé výrobky nebudu korešpondovať so sumou čo mi Etsy pošle na účet len raz za niekoľko týždnov.
Pri Etsy a podobných trhoviskách je to zložitejšie a vyžaduje si to podrobnejšie naštudovanie (okrem iného ide o povinnosti ohľadne DPHčky v SR). Neviem teraz, či faktúru za konkrétny predaj vystavuje za Vás Etsy alebo priamo Vy, no podľa všetkého je postup takýto: 1) vystavíte faktúru za predaj konkrétnej položky konečnému zákazníkovi napr. za 10 EUR 2) zákazník Vám túto sumu uhradí na virtuálny účet v Etsy, a práve tu Vám vzniká zdaniteľný príjem, ktorý musíte takto evidovať (najprv faktúra, potom úhrada) 3) následne Vám Etsy pošle nejakú sumu z virtuálneho účtu na iný účet, to je však už len prevod peňazí. Samozrejme znížený o províziu, ktorá je Vašim daňovým výdavkom + prijatou službou, z ktorej musíte v SR odvádzať DPHčku na mesačnej báze.
Dobry den Predavam handmade výrobky na rôznych handmade portáloch, sashe, fler, etsy. Všade mi urobia fa automaticky, maju tak rozdielne čísla, ako to mam riešiť? Dakujem
Ak máte na mysli situáciu, kedy za Vás faktúry vystavuje odberateľ (tj portál), tak je to podľa mňa ok. Faktúry môžete viac vo viacerých číselných radoch, len si to prosím ustrážte, aby tam nebol neporiadok (tj chýbajúce čísla a pod.)
Dobrý deň je zle keď pracujem v jednej firme kde fakturujem čísla tvarom 1/2019 2/2019 3/2019 a druhým firmám 1/1/2019 2/1/2019 3/1/2019 ??
Teda vyzerá, že máte 2 číselné rady a podľa mňa - ako aj píšem v článku - je to v poriadku :)
Dobrí je to problém ak som začal cislovat 1901,1902,1903,1904 ale v roku 2020 som začal zas 202001
Dobrý deň, spomínaná zmena číslovania resp. formátu číslovania v novom roku 2020 je v poriadku.
Dobrý deň Podarilo sa mi vynechat v číselnom rade 20 čísiel p.č. Z faktury 190279 som preskočil na p.č.190300 dnes keď som to zistil som na p.č. 190379.Ako to napraviť resp.čo stým
Už keď nie je možné nasledujúce fa od 190300 nejak dodatočne "poposúvať" (ak rozumiem, nie) resp. medzi 190279 a 190300 "vopchať" faktúry neskoršie (čo asi tiež nie), tak osobne by som to už nechal tak, aj s nejakým záznamom, v zmysle "stal sa omyl, vtedy a preto + podpis".
Dobrý deň, prosím o radu, kvôli zmenke vystavím faktúru s číslom a dátumom "vopred" , ale stáva sa mi, že sa potom neviem "zmestiť" do pôvodného číslovania... Ako to urobiť správne? Ďakujem pekne.
Konkrétnej situácii pravdupovediac nerozumiem, no principiálne by mali ísť čísla vzostupne chronologicky - tj faktúry vystavovať za sebou a číslovať ich podľa dátumu vystavenia. Preddavkové faktúry - teda doklady, ktorými iba len požadujete platbu vopred - sa v praxi číslujú v samostatnom a rozdielnom číselnom rade.
Dobrý deň, mne sa omylom stalo, že som vynechala 1 faktúru, mám 2016/13 Potom až 2016/15, ako teda doplniť tú 14?
Ideálne bude doplniť ju - ak to vzhľadom na dátumy ide. V opačnom prípade odporúčam namiesto faktúry vložiť doklad o čestnom prehlásení ohľadne omylu v číslovaní.
Dobrý deň. Chcem sa spýtať, ak fakturujem OF pekne v chronologickom poradí, avšak v určitom mesiaci sa mi stane, že napr. FA15 je s dátumom dodania 15.5. a ďalšia faktúra je s dátumom 5.5. je to v poriadku alebo ide o chybu?
Podľa mňa treba skôr číslovanie prispôsobiť dátumu vystavenia - teda faktúru vystavujete za sebou a je normálne, že niekedy neskôr vystavíte faktúru so starším dátumom dodania (samozrejme, ideálne do 15 dní od dátumu vystavenia).
No dobre, a čo ak mi človek neuhradí (a ani službu nevyužije) a má čislo faktúry napr 20130902? Čo ak si službu objednal, ja som mu vystavil faktúru, bola mu doručená ale nakoniec sa rozhodol službu nevyužiť?
Ostrá účtovná faktúra by sa mala vystaviť až po dodaní služby, nie pred ňou. Ak išlo o zálohovú faktúru vystavenú pred dodávkou služby a túto neuhradil, nič sa nedeje (viď moju odpoveď na otázku od Adriána). Samozrejme závisí od presného popisu situácie a aj od toho, či si platiteľom DPH alebo nie.
A ak som to urobil zle a nepoužil zálohovú faktúru? Čo ak skrátka mám v systéme ostrú faktúru na službu, ktorú ten človek nevyužil (neprišiel na kurz)?
Podľa mňa je tu možné vystaviť dobropis - ide predsa o "úplné zrušenie dodávky služby". PS aký dátum dodania uvádzaš na faktúre za službu, ktorá nebola dodaná?
"žiadnom prípade neodporúčame zmazať faktúry, ktoré vám odberateľ neuhradil" Práve preto si najprv vystavím zálohovú faktúru, a keď zákazník prevzial tovar a dobierka bola uhradená - vystavím ostrú faktúru (dátum vystavenia = dátum prevzatia, nie je to 100%-né, ale dúfam že je to v poriadku). Robím to dobre? Ešte jedna otázka: zálohové faktúry sa nemusia evidovať (však nie je daňový doklad), alebo áno?
Ak tomu správne rozumiem, zálohová je vystavená ešte pred samotným dodaním tovaru a ostrá až po dodaní. V tomto prípade je to v poriadku. Zálohové faktúry sa vyslovene ako účtovný doklad či doklad pre DPH neúčtujú, no ideálne je ich evidovať - veď sú podkladom k platbe a rovnako aj podkladom k spárovaniu s platbou. A v mnohých účtovných softvéroch je ich potrebné najprv zaevidovať, aby mohla byť zaúčtovaná platba a neskôr správne vystavená či zaúčtovaná ostrá účtovná faktúra.
Ďakujem za odpoveď. Zaplatené zálohové faktúry si spárujem s ostrými, ale nezaplatené faktúry neevidujem (stornujem a hotovo, nevytlačím).
Podľa mňa lepšie je ich evidovať. Tak či tak je zrejmé, že nejaké chýbajú - vzhľadom na dieru v číslovaní. To, že neboli uhradené, neovplyvňuje nič.

Pridať komentár