V SuperFaktúre sa snažíme všetko robiť čo najjednoduchšie. V tomto duchu bol navrhnutý aj číselník, ktorý sa stará o správne číslovanie dokladov (faktúr, zálohových faktúr, cenových ponúk a podobne). Mnohí z vás ale majú vlastné zažité spôsoby číslovania faktúr, s ktorými sa len ťažko lúčia, preto sme sa rozhodli dať vám možnosť ich v SuperFaktúre nastaviť, alebo dokonca ešte vylepšiť 🙂
Používať môžete prednastavené formáty, ale takisto si vytvárať úplne vlastné číslovania faktúr. Môžete tak používať vlastné skratky, prefixy, sufixy, vkladať číslo roku či mesiaca, alebo ľubovoľné množstvo číslic v čísle faktúry. Dokonca je možné si nastaviť, či sa majú faktúry číslovať súvislo počas celého roka, alebo má číslovanie začať každý mesiac či deň odzačiatku. Alebo dokonca sa číslo nemusí resetovať vôbec.
Na jediné obmedzenie môžete naraziť v situácii, keď chcete, aby sa číslo faktúry zhodovalo s variabilným symbolom. V takom prípade je viac ako vhodné, aby počet cifier číselníka bol maximálne 10, ktoré váš klient dokáže zadať aj do platby v banke. V opačnom prípade by ste mohli mať problémy pri automatickom párovaní platieb.
Svoje vlastné číslovanie faktúr je možné si nastaviť v časti Nastavenia >> Aplikácia >> Číselníky. Tu si môžete buď upraviť číselník pre konkrétny typ dokladu, alebo vytvoriť úplne nový. Zadávate pri ňom názov, Typ dokladu, Obdobie resetovania a Formát. Vo formáte môžete vybrať hodnotu „Iné“ a do políčka, ktoré sa zobrazí, vyplniť svoj nový formát číslovania faktúr.
Formát číselníka
Vo formáte číslovania, teda „maske“, môžete použiť nasledovné značky, ktoré budú nahradené skutočnými hodnotami pri vytváraní faktúry:
RRRR – Rok 4 číslice
RR – Rok 2 číslice
DD – Deň
MM – Mesiac
C – Číslo faktúry
Keby ste chceli niektorú zo značiek použiť vo formáte tak, aby za ňu systém nedosádzal odpovedajúce čísla, stačí ju ohraničiť pomocou #
Nasledujúce príklady masiek ilustrujú možnosti použitia a výsledné čísla faktúry.
FA-RRRR/CCCC = FA-2025/0001
123RRRRCCC = 1232025001
RR-MM-CCC = 25-04-001
#C#ZRRCC = CZ2501
Ešte máme radu pre tých, ktorí by potrebovali číselnú radu odštartovať iným číslom než 1. Stačí, keď si pri vystavovaní dokladu prepíšete jeho číslo na to, ktorým chcete začínať a doklad tak uložíte. Systém sa chytí a na ďalšom doklade už automaticky dosadí číslo o jedno vyššie.
Obdobie resetovania číselníka
Pri nastavení obdobia restovania máte na výber medzi ročným / mesačným / denným resetovaním alebo aj možnosťou neresetovať.
Od nastavenia obdobia resetovania číselníka závisí, kedy sa vám vyresetuje číslo, ktoré vo formáte (resp. „maske“) číselníku nahrádza písmeno „C“ a teda číslovanie faktúr sa začne opäť od jednotky.
Pokiaľ potrebujete použiť mesačné alebo denné resetovanie číselníka, je potrebné, aby maska takéhoto číselníku obsahovala vždy aj patričný znak:
- pri mesačnom resetovaní musí obsahovať „MM“
- pri dennom resetovaní musí obsahovať znaky pre mesiac „MM“ aj pre deň „DD“
No a pre koho je určené nastavenie neresetovať číselník? SuperFaktúra síce priamo ako účtovné obdobie nepodporuje hospodársky rok, ale len kalendárny rok, no čo sa týka číselníkov pre firmu s hospodárskym rokom, máme riešenie.
Bežne sa v prvý deň nového kalendárneho roku začína číslovanie faktúr od jednotky. Zrušenie tohto bežného správania dosiahnete práve možnosťou „Neresetovať“ číselník.
V prípade používania číselníku pre hospodársky rok uvediete v maske číselníku namiesto znaku, ktorý sa nahrádza vždy aktuálnym rokom (t.j. „RR“ alebo „RRRR“), konkrétny hospodársky rok (napr. namiesto RRRR dosadíte do masky 2024) a nastavíte, aby sa číselník v prvý deň v novom kalendárnom roku nerestoval a pokračoval ďalej vo vystavovaní faktúr s nasledujúcimi vyššími číslami v znakoch “C”.
Ako povedal Stan Lee a neskôr aj strýko Ben v Spidermanovi, „S veľkou mocou, prichádza veľká zodpovednosť“. Používajte preto číselníky rozvážne a nezabúdajte, že menej je niekedy viac 🙂
1 komentár