Skočiť na obsah
🕽 0948 881 081 (-) , FAQ

Platba zo súkromného účtu spoločníka a iné chybné platby: ako na ne?

Aj ten najmenší podnikateľ má dnes vo vrecku spravidla viac ako jednu platobnú kartu prípadne v jednom konte internet bankingu priradených viacero firiem/subjektov. Takáto „pestrosť“ je však prirodzeným prostredím na v praxi časté „preklepy“ v úhradách. Vyznania typu „Uhradil som faktúry firmy zo súkromného účtu manželky“ či „faktúru, prosím, opravte na moju druhú eseročku“ komplikujú život dodávateľom, ich supporťákom aj účtovníkom oboch strán. No vlastne aj samotnému podnikateľovi, ktorý pochybil. Čo s takýmito situáciami? Prejdime si základné možnosti, ktoré si vyžadujú spoluprácu oboch strán obchodu.

Kúpa/faktúra na firmu a platba z bankového účtu/platobnej karty spoločníka-konateľa Jožka

Aj napriek upozorneniam účtovníkov, aby si spoločníci-konatelia eseročiek a iných spoločností dali pri platbách pozor, ide v praxi o pomerne bežnú vec. Na základe faktúry so správnymi náležitosťami, vystavenej na iniciály firmy (prípadne zjednodušeného „bločku“), má firma daný nákup (tovar, materiál, majetok či službu) v účtovníctve. Za splnenia určitých podmienok ho má aj v daňových nákladoch či odpočítaní DPH.  Zároveň jej však z titulu tohto nákupu vznikol záväzok voči spoločníkovi resp. konateľovi resp. zamestnancovi. Ten musí firma evidovať a ideálne aj uhradiť – buď z firemnej pokladnice v hotovosti, alebo prevodom z bankového účtu prípadne započítať. Tým pádom je takmer všetko vyriešené – firma nikomu nič nedlží a spoločník/konateľ/zamestnanec nie je „v mínuse“.

Nevýhody/súvislosti:

  • niektorí právnici odporúčajú medzi spoločníkom a „jeho“ firmou uzatvoriť dohodu o pristúpení k záväzku – čo je ďalšie „papierovanie“ navyše
  • podľa niektorých názorov je sporné aj odpočítanie DPH z dokladu, ktorý neuhradila firma-platiteľ DPH, ale iná osoba. Rizikom v praxi je najmä neuznanie odpočítania DPH pri vyslovene „bločkoch“ – t.j. zjednodušených dokladov z registračky bez uvedených iniciál danej firmy-platiteľa DPH, ktoré spoločník-fyzická osoba najprv zaplatil zo súkromnej karty a následne de facto predal „svojej“ eseročke. Neuznanie odpočítanej DPH sa údajne v praxi viackrát stalo.

Kúpa/faktúra na firmu A a platba z bankového účtu/platobnej karty firmy B

O stupeň komplikovanejšie ako v predchádzajúcom bode. „Prosím zmeňte údaje na faktúre z firmy A na firmu B a my si to už prefakturujeme“ – vyzerá to ako bežné riešenie, ale z hľadiska zákonov nie je celkom „kóšer“. Prečo?

  • podnikateľ-platiteľ DPH je povinný zachovať „neporušenosť obsahu … faktúry od jej vydania do konca obdobia na uchovávanie faktúry“. Dodatočné zmeny teda zákon o DPH neumožňuje, aj keď v rámci dodávateľsko-odberateľských vzťahov ide o bežnú ústretovosť. Zároveň sa často stáva, že účtovník po zaúčtovaní a vykázaní pôvodnej faktúry o dodatočnej zmene nemá informáciu vôbec. Prípadne ju dostane neskôr či náhodou a musí sa k pôvodným záznamov a výkazom vracať
  • prefakturácia služby medzi firmami A a B je tiež, dajme tomu, „zvláštna“. Veď firma B túto službu firme A vlastne nedodala, takže je sporné aj jej odpočítanie DPH z nákupu, keďže daný nákup nebol použitý na dodávky platiteľa DPH. Rovnako aj súčasné odpočítanie firmy A z prefakturovaného nákupu firmy B. Samozrejme, firmy sa v praxi môžu dohodnúť na úplne inom plnení, ale to sme vlastne nepovedali 🙂

Úplne najideálnejšie je situáciu vyriešiť spôsobom, ktorí dodávatelia nemajú radi. T.j. firma B, ktorá nákup firmy A zaplatila, si od dodávateľa vyžiada vrátenie platby na svoj bankový účet. Pôvodnú odchádzajúcu platbu v účtovníctve zaúčtuje ako chybnú platbu vyšlú a prichádzajúcu opravnú ako vrátenie chybnej platby. „Správna“ firma A následne nákup zaplatí zo svojho bankového účtu a bude to mať v poriadku aj ona.

Prípadne je možné požiadať dodávateľa, aby k pôvodnej faktúre na firmu A vystavil opravný doklad a vrátil peniaze firme B. Týmto spôsobom to „nesprávna“ firma B bude mať na svojom stole v poriadku a „správna“ firma A uskutoční plánovaný nákup „ešte raz“. Dodávateľ nebude musieť vstupovať do už vystavených dokladov a ponechá ich „neporušené“.

Keď sa dodávateľ neozýva…

Občas však v praxi dodávateľ na dodatočné požiadavky nereaguje. Firma B – tá „správna“, tá ktorá nákup chcela uskutočniť a mať ho vo svojich daňových nákladoch/majetku/odpočítaní DPH – má v účtovníctve odchádzajúcu platbu, no nemá k nej doklad/faktúru znejúcu na svoju firmu. Jediné, čo s tým môže účtovník urobiť, je zaúčtovať to ako pohľadávku voči jednému zo spoločníkov, resp. zamestnancovi resp. voči firme A.  Spoločník resp. firma A sumu následne uhradí. No faktúra aj nákup ostávajú vo firme A –  čo je otázne, či je to správne. Firma A si totiž v daňových nákladoch môže uplatniť len to, čo skutočne využíva na dosahovanie svojich príjmov a preukázateľne to uhradila. S odpočítaním DPH je to podobné.

Nesprávne/nekompletné doklady zo zahraničných služieb

Ak si čosi (softvér, členstvo, šablóny a pod.) kupujete zo zahraničia, tak pri faktúre vystavenej na nesprávnu firmu vám na dodatočné požiadavky v praxi často nereaguje žiaden support. Možným riešením je priamo v konte kupujúceho zmeniť iniciály odberateľa a prípadná nanovo vygenerovaná faktúra je už správna. I keď sa to často podarí až pri faktúrach vystavených v budúcnosti. Stretol som sa aj so situáciou, keď podnikateľ PDF-kový doklad bez problémov „upravil“ na správny, no opäť sme pri porušení povinnosti „zachovávať neporušenosť“ 🙂. Inokedy zas zahraniční dodávatelia v hlavičke dokladu/faktúry vôbec neumožňujú uviesť správne či kompletné iniciály slovenského odberateľa. Možným riešením je doklad „okošieľkovať“ dokladom, ktorý už bude takéto údaje obsahovať (čo už teda rieši účtovník). Podrobnejšie o možnostiach, ako ošetriť doklad či faktúru za službu do zahraničia.

Pridať komentár