Skočiť na obsah
🕽 0948 881 081 (-) , FAQ

Automatické načítavanie údajov obchodných partnerov, import faktúr do účtovníctva a zautomatizované predkontácie

Údaje o partnerovi, resp. klientovi patria na každú vystavenú faktúru, no nemali by ste ich uvádzať len tak „z brucha“. V praxi sa názov firmy, jej sídlo a ostatné identifikačné údaje uvádzajú v tvare, v akom sú zapísané v príslušných registroch – napr. obchodné spoločnosti v tvare uvedenom v obchodnom registri, živnostníci tak, ako sú zapísaní v registri živnostenskom. Existujú totiž aj prípady, keď daňový úrad na základe nepresne uvedených údajov na doklade príslušný náklad či odpočítanie DPH neuznal. Nahadzovanie týchto údajov však často predlžuje prácu – najprv podnikateľovi, ktorý faktúru vystavuje a neskôr jeho účtovníkovi, ktorí ju musí spracovať vo svojom účtovnom softvéri. SuperFaktúra však vo väčšine prípadov robí túto prácu za jedných aj druhých:

  • ak pri vytváraní novej faktúry zadáte v okienku „Klient“ klienta nového, stačí zadať len jeho IČO. SuperFaktúra sa ostatné údaje  danej firmy pokúsi načítať zo spomenutých verejných registrov. Potom už stačí klienta len uložiť a pracovať s ním pri ďalšej fakturácii, resp. cenových ponukách a objednávkach. Vo väčšine prípadov sa načítanie údajov podarí, občas však z objektívnych dôvodov nie – vtedy je skutočne potrebné údaje nahodiť ručne.
  • ak nie ste platiteľom DPH, pri vystavovaní faktúry Vám ako identifikačné údaje partnera postačí jeho meno, resp. názov, sídlo a IČO. Faktúra plní v tomto prípade funkciu účtovného dokladu a na tento účel tieto údaje postačia. Existujú však aj názory, že sa hodí aj DIČ – ak ho viete získať, určite uložte aj tento údaj.
  • v prípade platiteľov DPH je dôležité uviesť aj identifikačné číslo pre DPH (IČ DPH) – samozrejme iba v prípade, ak ho váš partner vôbec má. IČ DPH vaše aj partnerovo je povinnou náležitosťou „dépéháčkovej“ faktúry.

Takto si prácu zjednoduší fakturant/podnikateľ. A čo účtovník?

Vystavené faktúry si môže účtovník stiahnuť cez „Nástroje“„Export agendy“ – jednak vo formáte .pdf (samostatne prípadne všetky faktúry za dané obdobie v jednom súbore) a rovnako aj v exportnom súbore vhodnom pre vybrané účtovné softvéry – Omegu, Pohodu, MRP či Money. Po načítaní do daného softvéru sú údaje partnerov už priamo v programe a nie je potrebné ich ručne nahadzovať ešte raz. A samozrejme sú k dispozícii aj vystavené faktúry – v závislosti od podmienok každého z uvedených programov ich však bude potrebné jedným či viacerými krokmi presunúť z faktúr medzi účtovné doklady.
K uvedenému ešte jedna nová výhoda: pri každej vystavenej faktúre – ktorú si napr. povedzme účtovník predtým naimportoval zo SuperFaktúry – musí účtovník ručne zadať predkontáciu, teda konkrétny syntetický či analytický „účtovnícky“ účet, kam sa výnos z faktúry zaúčtuje. V prípade Omegy a Money to už však po novom nemusí robiť samostatne pri každej faktúre, ale – ak to typ fakturovaných dodávok dovoľuje – môže pre exportované faktúry za dané obdobie zadať jednu predkontáciu, podľa ktorej faktúry už „pristanú priamo v účtovnom programe. Nie je ich teda potrebné nahadzovať ručne pre každú jedno faktúru.

Čo znamenajú automatické predkontácie pre vašu prax? Zjednodušujú vám prácu? Účtovníci ich chvália? Zaujíma nás váš názor. Dajte nám vedieť v komentároch, ak máte návrhy na ich vylepšenie? Ďakujeme.

3 komentáre

Ďakujem Vám za odpoveď. Nie som platcom DPH - ospravedlňujem sa, že som to v mojej otázke zabudol uviesť.
Dobry den prajem, mam zakaznika - nepodnikatela, ktory si vyslovene nezela aby jeho meno a adresa boli uvedene na mnou vystavenej FA, objednava si u mna sluzbu. Prosim Vas, staci ak na FA ako meno odberatela sluzby napisem len "Zakaznik - fyzicka osoba nepodnikatel" bez uvedenia adresy a mena? Fakturujem cez Superfaktura. Bude to platna FA ktoru mozem dat do uctovnictva? Dakujem pekne za odpoved :)
Síce neviem, či ste platiteľom DPH, no vo všeobecnosti zákon o DPH neprikazuje platiteľovi DPH vystaviť "dépéháčkovú" faktúru súkromným osobám. Ak ju teda vystavujete, slúži však ako účtovný doklad, teda mal by spĺňať náležitosti "účtovného dokladu" (či už platiteľom DPH ste alebo nie). A jednou z nich je aj "označenie účastníkov účtovného prípadu". Podľa môjho osobného názoru by údaje klienta - ak ich poznáte - na doklade teda uvedené byť mali. Pred časom som konzultoval vzdialene podobný prípad s FRSR a jedným z resumé bolo, že pokiaľ je klient známy, tak faktúru vystaviť treba, vrátane jeho iniciál. V opačnom prípade - ak nevieme, KTO nám za čosi zaplatil (napr. internetový predaj) - nie.

Pridať komentár