Účtovné detaily vo faktúre

Úlohou SuperFaktúry je predovšetkým uľahčenie fakturácie. Ale nakoľko vystavené doklady v hojnej miere exportujete ďalej do účtovných programov, snažíme sa tiež čo najviac zjednodušiť prácu vašim účtovníčkam a účtovníkom (aby od vás nepýtali priveľa peňazí 😉 ). A pomocou zasielania účtovných detailov ku fakturovaným položkám – pri automatickom vystavovaní faktúr – im dokážete ušetriť trochu času.

Zadávanie účtovných detailov

Túto možnosť majú používatelia, ktorí vystavujú faktúry v SuperFaktúre cez API priamo zo svojho e-eshopu, webovej stránky, či iného vlastného systému.

K požiadavke na vystavenie faktúry môžete zasielať podrobnejšie účtovné informácie, ktoré si bude SuperFaktúra o danej vystavenej faktúre držať „na pozadí“ a pri exporte pre účtovné programy Money, Pohoda a Omega ich doplní do exportovaného súboru. Ide o údaje o syntetickom a analytickom účte, stredisku, činnosti, zákazke, predkontácii a type fakturovanej položky (tovar / služba).

Aké účtovné detaily je možné poslať cez API

• syntetický a analytický účet –  t.j. „účtovnícky“ účet, na ktorý sa daná tržba za službu fakturovanú klientovi zaúčtuje v podvojnom účtovníctve (teda predovšetkým eseročky). Ide o reťazec číselných znakov. V praxi sa pre tržby za poskytnuté služby používa syntetický účet „602“, ktorý môže mať konkrétna eseročka analyticky rozdelený na 2 účty: pre služby webdizajnu analytický účet „602100“ (Tržby za webdizajnové služby) a pre SEO služby analytický účet „602200“ (Tržby za SEO služby). Pre tovar zas syntetický účet „604“, ktorý môže byť ďalej analyticky členený podobne ako služby.
• predkontácia – v podvojnom účtovníctve ide o syntetický účet + analytický účet. Pri jednoduchom účtovníctve ide o zaúčtovanie do Peňažného denníka medzi daňové alebo nedaňové príjmy (prípadne výdavky).
• zákazka – webové a marketingové agentúry používajú skôr výraz „projekt“, no tradičnejší a dlhodobejší názov je „zákazka“ 🙂 Teda jednotlivé tržby resp. výnosy firmy (a rovnako aj náklady) – je možné sledovať po takýchto jednotlivých zákazníckych projektoch / zákazkách – no iba v prípade, ak je ku každému výnosu (t.j. vyšlej faktúre) a prípadne aj k nákladu priradená. A následne na základe spracovaných výstupov z účtovníctva dokáže podnikateľ sledovať výnosnosť konkrétneho projektu/zákazky.
• stredisko – väčšia firma môže mať viac hrubo povedané „divízií“ resp. „stredísk“. Napr. hotel môže svoje výnosy a náklady sledovať samostatne za stredisko „hotel“ a samostatne za stredisko „reštaurácia“ prípadne aj za „bar“.
• činnosť – môže ísť o ďalšie možné zoskupenie nákladov a výnosov za účelom sledovania možných činností firmy. V praxi si podnikateľ a jeho účtovník dokážu za zákazku/stredisko/činnosť dosadiť vlastne čokoľvek, čo potrebuje podnikateľ na manažérske účely sledovať a teda za toto čokoľvek vyčísľovať samostatne náklady a výnosy prípadne iné ukazovatele – napr. tak môže sledovať firemné autá, aby bolo možné za každé jedno auto/vodiča vyčísliť nákup pohonných látok a následne pripraviť knihu jázd resp. vyčísliť spotrebu.
• tovar alebo služba (typ fakturovanej položky) – ide o základné členenie pre DPH, resp. zistenie správneho režimu DPH.

Základom je komunikácia s účtovníkom a ideálne ešte pred samotnou fakturáciou a jej nastavením: do SuperFaktúry ako fakturačného systému je potrebné zadávať rovnaké účty, strediská, činnosti, zákazky, aké má účtovník – opäť na základe požiadaviek podnikateľa – nastavené a zadané vo svojom účtovnom softvéri. A to zakaždým pri každej jednej minimálne vyšlej faktúre – inak bude mať účtovník de facto nekompletné údaje bez výpovednej hodnoty a bude nútený fakturanta naháňať „do faktúry 20191154 doplň ešte zákazku“ a pod.

Uvedené zadávanie má zmysel skutočne pri väčších objemoch minimálne vyšlých faktúr – napr. vo väčších agentúrach s desiatkami až stovkami vyšlých faktúr mesačne či v e-shopoch s tisíckami predajov mesačne. Kvalitne nastavený export dokáže ušetriť veľkú časť práce pri účtovaní. Samozrejme, časť exportovaných položiek môže obsahovať chyby (menej častá situácia, nesprávne zadaný účet a pod.), no účtovník si exportovaný balík musí ešte raz tak či tak prejsť a skontrolovať ho.

Rovnako nie každý nastavuje strediská, činnosti a zákazky – individuálny freelancer, ktorý má zopár predajov mesačne v rámci jedného biznisu, náklady a výnosy nesleduje, prípadne občas „od oka“ a to mu stačí. A, samozrejme, 5 až 10 vyšlých či došlých faktúr mesačne zaúčtuje jeho účtovník manuálne.

Zasielanie cez API a export

Ak sa rozhodnete k faktúram (resp. k fakturačným položkám) vystaveným cez API zasielať aj účtovné detaily, váš programátor ich nájde v našej API dokumentácii v tabuľke Accounting detail. V existujúcich moduloch na prepojenie tieto úpravy nie sú zapracované. Budeme však zbierať vaše reakcie a na ich základe zvážime prípadné zapracovanie.

SuperFaktúra potom dokáže vyexportovať tieto účtovné informácie spolu s faktúrami do účtovných programov Money, Pohoda a Omega.