Ako číslovať (a nečíslovať) faktúry

Poradové číslo faktúry je jedným z povinných náležitostí každej faktúry, resp. každého účtovného dokladu ako takého. V článku si priblížime základné pravidlá, ktoré by mal podnikateľ pri číslovaní dodržať, možné chyby, ktorým by sa mal vyhnúť vrátane niekoľkých tipov, ako Vám v tomto pomáha Superfaktúra.

Ako teda faktúry číslovať a nečíslovať?

• ideálne je, ak sú faktúry číslované chronologicky vzostupne, teda narastajúcim spôsobom. Inými slovami: každý nasledujúci doklad (tj faktúra z nasledujúceho dátumu) má číslo vyššie o 1. Príklad: Faktúra č. 1 z 10.1, faktúra č. 2 z 15.1, faktúra č. 3 z 30.1.
• tvar číselného radu si môže každý podnikateľ stanoviť sám – mal by ho však samozrejme v celom rade dodržať. Napr. stanovený tvar VFARRRRCCC by mali mať všetky faktúry v rade takto: VFA2013001, VFA2013002, VFA2013003 atď. V Superfaktúre je vlastné číslovanie samozrejme bez problémov.
• tvar číselného radu teda môže obsahovať aj textové reťazce či viac kombinácií číslic – podstatné je, aby číslovanie slúžilo svojmu účelu, tj aby v nich mal praktický prehľad najmä samotný podnikateľ, príp. daňový úrad
• uvádzať v tvare číselného radu pomlčky, lomítka či iné znaky je vzhľadom na uvedené pravidlá v poriadku, môže však skomplikovať párovanie – odberateľ totiž pri úhrade môže vo väčšine bánk uviesť ako variabilný symbol iba číslice, spárovať úhradu s faktúru bude teda v prípade takto “ozdobeného” čísla faktúry potrebné ručne.
• faktúry môžu byť číslované vo viacerých samostatných číselných radoch – Superfaktúra má v základnom členstve 2 samostatné číselné rady – jeden pre ostré faktúry a a druhý pre neostré zálohové faktúry. To znamená, že zálohové faktúry môžu mať úplne rozdielny tvar číslovania než tie ostré. Prémiové členstvo umožňuje číselných radov viac – napr. môžete si založiť samostatné číslovanie pre odberateľov zo SR, samostatné pre klientov z EÚ, samostatné pre krajiny mimo EÚ. Prípadne iným spôbom podľa unikátnych potrieb firmy.
• ak sa sa stane chyba – napr. sa jedno či viac čísiel vynechá, príp. naopak – ideálne je pridať nejaký doklad, ktorým podnikateľ či jeho účtovník potvrdzujú, že ide o prirodzený omyl. Týmto spôsobom je možné sa vyhnúť zákonitému podozreniu zo strany daňovej kontroly, že firma niektoré svoje faktúry (a teda aj príjmy) nepriznala a nezdanila. Možnosť chyby je inak jedným z dôvodov, prečo nevystavovať faktúry či iné doklady ručne, ale použiť softvér. Jednou z funkcií Superfaktúry je práve automatické číslovanie – každá nová faktúra má číslo predchádzajúcej faktúry zvýšené o 1.
• v žiadnom prípade neodporúčame zmazať faktúry, ktoré vám odberateľ neuhradil – zmazanie minimálne spôsobí “dieru” v číslovaní, ktorá môže vzbudiť spomenuté podozrenie, že ste krátili svoje príjmy a teda aj daň z príjmov či DPH. Je síce pravda, že za určitých okolností je podnikateľ povinný z vystavených a nezinkasovaných faktúr odviesť aj daň z príjmov aj DPH (bohužiaľ), zmazanie týchto faktúr nachádzajúcich sa uprostred číselného radu nie je však práve najšikovnejším spôsobom, ako sa zdaneniu vyhnúť.
• rovnako nie je “kóšer” opraviť prípadnú “dieru” tým, že do nej dáme faktúru z dátumu, ktorý s miestom v číselnom rade vôbec nekorešponduje. Príklad: faktúra č. 1 z dátumu 10.1, faktúra č. 2 z 15.1, faktúra č. 3 z 20.3, faktúra č. 4 z 30.1. Nie, takto radšej nie.
• jednou z možností, ako chybu pekne a legálne zakryť, je nastaviť si číslovanie samostatné pre každý mesiac, resp. číslovanie podľa dátumu vystavenia. Príklady: septembrové faktúry 20130901, 20130902, októbrové faktúry 20131001, 20131002 alebo faktúra z 5.9.2013 má číslo 20130905, faktúra z 20.9.2013 má číslo 20130920. V mnohých z týchto prípadov je možné zabudnutú faktúru do číselného radu ľahko zaradiť. Na takéto číslovanie sa názory účtovníkov-profesionálov rôznia – pravdou však je, že ho účtovné predpisy vyslovene nepovoľujú ani nezakazujú.