Skočiť na obsah
🕽 0948 881 081 (-) , FAQ

Ako číslovať (a nečíslovať) faktúry

Poradové číslo faktúry je jedným z povinných náležitostí každej faktúry, resp. každého účtovného dokladu ako takého. V článku si priblížime základné pravidlá, ktoré by mal podnikateľ pri číslovaní dodržať, možné chyby, ktorým by sa mal vyhnúť vrátane niekoľkých tipov, ako Vám v tomto pomáha Superfaktúra.

Ako teda faktúry číslovať a nečíslovať?

  • ideálne je, ak sú faktúry číslované chronologicky vzostupne, teda narastajúcim spôsobom. Inými slovami: každý nasledujúci doklad (tj faktúra z nasledujúceho dátumu) má číslo vyššie o 1. Príklad: Faktúra č. 1 z 10.1, faktúra č. 2 z 15.1, faktúra č. 3 z 30.1.
  • tvar číselného radu si môže každý podnikateľ stanoviť sám – mal by ho však samozrejme v celom rade dodržať. Napr. stanovený tvar VFARRRRCCC by mali mať všetky faktúry v rade takto: VFA2013001, VFA2013002, VFA2013003 atď. V Superfaktúre je vlastné číslovanie samozrejme bez problémov.
  • tvar číselného radu teda môže obsahovať aj textové reťazce či viac kombinácií číslic – podstatné je, aby číslovanie slúžilo svojmu účelu, tj aby v nich mal praktický prehľad najmä samotný podnikateľ, príp. daňový úrad
  • uvádzať v tvare číselného radu pomlčky, lomítka či iné znaky je vzhľadom na uvedené pravidlá v poriadku, môže však skomplikovať párovanie – odberateľ totiž pri úhrade môže vo väčšine bánk uviesť ako variabilný symbol iba číslice, spárovať úhradu s faktúru bude teda v prípade takto „ozdobeného“ čísla faktúry potrebné ručne.
  • faktúry môžu byť číslované vo viacerých samostatných číselných radoch – Superfaktúra má v základnom členstve 2 samostatné číselné rady – jeden pre ostré faktúry a a druhý pre neostré zálohové faktúry. To znamená, že zálohové faktúry môžu mať úplne rozdielny tvar číslovania než tie ostré. Prémiové členstvo umožňuje číselných radov viac – napr. môžete si založiť samostatné číslovanie pre odberateľov zo SR, samostatné pre klientov z EÚ, samostatné pre krajiny mimo EÚ. Prípadne iným spôbom podľa unikátnych potrieb firmy.
  • ak sa sa stane chyba – napr. sa jedno či viac čísiel vynechá, príp. naopak – ideálne je pridať nejaký doklad, ktorým podnikateľ či jeho účtovník potvrdzujú, že ide o prirodzený omyl. Týmto spôsobom je možné sa vyhnúť zákonitému podozreniu zo strany daňovej kontroly, že firma niektoré svoje faktúry (a teda aj príjmy) nepriznala a nezdanila. Možnosť chyby je inak jedným z dôvodov, prečo nevystavovať faktúry či iné doklady ručne, ale použiť softvér. Jednou z funkcií Superfaktúry je práve automatické číslovanie – každá nová faktúra má číslo predchádzajúcej faktúry zvýšené o 1.
  • v žiadnom prípade neodporúčame zmazať faktúry, ktoré vám odberateľ neuhradil – zmazanie minimálne spôsobí „dieru“ v číslovaní, ktorá môže vzbudiť spomenuté podozrenie, že ste krátili svoje príjmy a teda aj daň z príjmov či DPH. Je síce pravda, že za určitých okolností je podnikateľ povinný z vystavených a nezinkasovaných faktúr odviesť aj daň z príjmov aj DPH (bohužiaľ), zmazanie týchto faktúr nachádzajúcich sa uprostred číselného radu nie je však práve najšikovnejším spôsobom, ako sa zdaneniu vyhnúť.
  • rovnako nie je „kóšer“ opraviť prípadnú „dieru“ tým, že do nej dáme faktúru z dátumu, ktorý s miestom v číselnom rade vôbec nekorešponduje. Príklad: faktúra č. 1 z dátumu 10.1, faktúra č. 2 z 15.1, faktúra č. 3 z 20.3, faktúra č. 4 z 30.1. Nie, takto radšej nie.
  • jednou z možností, ako chybu pekne a legálne zakryť, je nastaviť si číslovanie samostatné pre každý mesiac, resp. číslovanie podľa dátumu vystavenia. Príklady: septembrové faktúry 20130901, 20130902, októbrové faktúry 20131001, 20131002 alebo faktúra z 5.9.2013 má číslo 20130905, faktúra z 20.9.2013 má číslo 20130920. V mnohých z týchto prípadov je možné zabudnutú faktúru do číselného radu ľahko zaradiť. Na takéto číslovanie sa názory účtovníkov-profesionálov rôznia – pravdou však je, že ho účtovné predpisy vyslovene nepovoľujú ani nezakazujú.

14 komentárov

Dobrý deň, prosím o radu, kvôli zmenke vystavím faktúru s číslom a dátumom "vopred" , ale stáva sa mi, že sa potom neviem "zmestiť" do pôvodného číslovania... Ako to urobiť správne? Ďakujem pekne.
Konkrétnej situácii pravdupovediac nerozumiem, no principiálne by mali ísť čísla vzostupne chronologicky - tj faktúry vystavovať za sebou a číslovať ich podľa dátumu vystavenia. Preddavkové faktúry - teda doklady, ktorými iba len požadujete platbu vopred - sa v praxi číslujú v samostatnom a rozdielnom číselnom rade.
Dobrý deň, mne sa omylom stalo, že som vynechala 1 faktúru, mám 2016/13 Potom až 2016/15, ako teda doplniť tú 14?
Ideálne bude doplniť ju - ak to vzhľadom na dátumy ide. V opačnom prípade odporúčam namiesto faktúry vložiť doklad o čestnom prehlásení ohľadne omylu v číslovaní.
Dobrý deň. Chcem sa spýtať, ak fakturujem OF pekne v chronologickom poradí, avšak v určitom mesiaci sa mi stane, že napr. FA15 je s dátumom dodania 15.5. a ďalšia faktúra je s dátumom 5.5. je to v poriadku alebo ide o chybu?
Podľa mňa treba skôr číslovanie prispôsobiť dátumu vystavenia - teda faktúru vystavujete za sebou a je normálne, že niekedy neskôr vystavíte faktúru so starším dátumom dodania (samozrejme, ideálne do 15 dní od dátumu vystavenia).
No dobre, a čo ak mi človek neuhradí (a ani službu nevyužije) a má čislo faktúry napr 20130902? Čo ak si službu objednal, ja som mu vystavil faktúru, bola mu doručená ale nakoniec sa rozhodol službu nevyužiť?
Ostrá účtovná faktúra by sa mala vystaviť až po dodaní služby, nie pred ňou. Ak išlo o zálohovú faktúru vystavenú pred dodávkou služby a túto neuhradil, nič sa nedeje (viď moju odpoveď na otázku od Adriána). Samozrejme závisí od presného popisu situácie a aj od toho, či si platiteľom DPH alebo nie.
A ak som to urobil zle a nepoužil zálohovú faktúru? Čo ak skrátka mám v systéme ostrú faktúru na službu, ktorú ten človek nevyužil (neprišiel na kurz)?
Podľa mňa je tu možné vystaviť dobropis - ide predsa o "úplné zrušenie dodávky služby". PS aký dátum dodania uvádzaš na faktúre za službu, ktorá nebola dodaná?
"žiadnom prípade neodporúčame zmazať faktúry, ktoré vám odberateľ neuhradil" Práve preto si najprv vystavím zálohovú faktúru, a keď zákazník prevzial tovar a dobierka bola uhradená - vystavím ostrú faktúru (dátum vystavenia = dátum prevzatia, nie je to 100%-né, ale dúfam že je to v poriadku). Robím to dobre? Ešte jedna otázka: zálohové faktúry sa nemusia evidovať (však nie je daňový doklad), alebo áno?
Ak tomu správne rozumiem, zálohová je vystavená ešte pred samotným dodaním tovaru a ostrá až po dodaní. V tomto prípade je to v poriadku. Zálohové faktúry sa vyslovene ako účtovný doklad či doklad pre DPH neúčtujú, no ideálne je ich evidovať - veď sú podkladom k platbe a rovnako aj podkladom k spárovaniu s platbou. A v mnohých účtovných softvéroch je ich potrebné najprv zaevidovať, aby mohla byť zaúčtovaná platba a neskôr správne vystavená či zaúčtovaná ostrá účtovná faktúra.
Ďakujem za odpoveď. Zaplatené zálohové faktúry si spárujem s ostrými, ale nezaplatené faktúry neevidujem (stornujem a hotovo, nevytlačím).
Podľa mňa lepšie je ich evidovať. Tak či tak je zrejmé, že nejaké chýbajú - vzhľadom na dieru v číslovaní. To, že neboli uhradené, neovplyvňuje nič.

Pridať komentár