Najčastejšie druhy účtovných dokladov. Aké existujú?

Každý podnikateľ, ktorý je definovaný ako účtovná jednotka, musí viesť účtovníctvo. Či už je fyzická osoba – živnostník alebo ide o právnickú osobu – napríklad eseročku. Do toho následne eviduje rôzne účtovné doklady, ktoré musia spĺňať isté náležitosti. S ktorými druhmi účtovných dokladov sa pri podnikaní najčastejšie stretnete a čo by im nemalo chýbať?

Náležitosti účtovných dokladov

Účtovné doklady a ich náležitosti sú presne definované v § 10 zákona o účtovníctve. Aby mohol byť doklad právoplatný, musí obsahovať:

• slovné a číselné označenie,
• obsah účtovného prípadu,
• označenie účastníkov,
• údaj o cene za mernú jednotku alebo sumu a množstvo,
• dátum vyhotovenia účtovného prípadu,
• dátum uskutočnenia účtovného prípadu,
• podpis osoby, ktorá je zodpovedná za zaúčtovanie prípadu – od 1. januára 2022 je možné podpis nahradiť kvalifikovaným elektronickým podpisom, ktorý je definovaný nariadením eIDAS alebo obdobným preukázateľným podpisovým záznamom. Zákon o účtovníctve nevymedzuje konkrétnu podobu obdobného podpisového záznamu, no je nutné, aby išlo o jednoznačnú a preukázateľnú identifikáciu osoby, ktorej podpis patrí.

Od 1. januára 2022 nemusí účtovný doklad obsahovať ani označenie účtov, na ktorých sa zaúčtuje. V prípade daňovej kontroly však musí účtovná jednotka účtujúca v sústave podvojného účtovníctva umožniť prístup do účtovného softvéru, ktorý obsahuje záznamy s označením účtov, na ktorých sú prípady účtované.

Súhrnné a jednotlivé doklady

čtovné doklady sa delia na dva základné typy:

• Jednotlivé – charakteristické sú tým, že sa vzťahujú vždy len na jeden účtovný prípad v danom období. Môže ísť napríklad o vystavenú faktúru.
• Súhrnné – charakteristické sú tým, že sa vzťahujú na viaceré účtovné prípady v danom období. Vždy však ide o prípady rovnakého typu. Môže ísť napríklad o faktúry za nákup elektroniky za predchádzajúci mesiac.

Faktúry

Medzi najčastejšie druhy účtovných dokladov sa radia faktúry, ktoré sa delia na dva základné typy:

• Vystavená faktúra – označuje sa skratkami VFA alebo OFA (odberateľská faktúra). Slúži na to, aby účtovná jednotka mohla vyúčtovať predaj materiálu, tovaru alebo služieb. VFA sa vystavuje na základe ústnej dohody, cenovej ponuky, objednávky alebo zmluvy.
• Prijatá faktúra – označuje sa skratkami PFA alebo DFA/DF (dodávateľská faktúra). Účtovná jednotka ju získava od dodávateľa, ktorý fakturuje na základe objednávky, zmluvy, ústnej dohody alebo cenovej ponuky za svoje služby, tovar alebo materiál.

Faktúra má svoje náležitosti, ktoré sa odlišujú v závislosti od toho, či je alebo nie je účtovná jednotka platiteľom DPH. Jednotlivé náležitosti upravuje zákon o účtovníctve a zákon o dani z pridanej hodnoty (DPH). V samostatnom článku sme podrobnejšie rozoberali, aké sú povinné náležitosti faktúry neplatiteľa DPH a platiteľa DPH.

Dobrou správou však je, že v prípade fakturovania si tieto údaje pamätať nemusíte. Stačí, keď si vyberiete jeden zo systémov určených na fakturáciu, ktorý urobí takmer všetko za vás. Do pripravenej šablóny vložíte len fakturačné údaje oboch strán, názov tovaru alebo služby a výslednú cenu.

Pokladničné doklady

Úlohou pokladničných dokladov je zaznamenať pohyb hotovostných peňažných prostriedkov. Aj v tomto prípade existujú dva základné typy:

• Príjmový pokladničný doklad – slúži na zaznamenávanie príjmov v hotovosti. V praxi sa používa napríklad vtedy, keď dochádza k výberu hotovosti z bankového účtu danej účtovnej jednotky a jej následného vloženia do pokladnice.
• Výdavkový pokladničný doklad – slúži na zaznamenávanie výdavkov v hotovosti. V praxi sa využíva napríklad vtedy, keď dôjde k výberu hotovosti priamo z pokladnice, pričom financie sa použijú na platenie drobných platieb.

Samostatnou kategóriou sú pokladničné doklady z e-Kasy. Na základe nich účtuje účtovná jednotka viaceré úkony, ktoré sa urobia prostredníctvom e-Kasy ako napríklad účtovanie tržieb. Náležitosti pokladničných dokladov z e-Kasy sa odlišujú v závislosti od účtovného úkonu. Všetky sú uvedené v § 8 zákona o používaní elektronickej registračnej pokladnice (ERP).

Interné účtovné doklady

Interné účtovné doklady sa využívajú na interné potreby účtovnej jednotky na základe určitého podkladu. Ten si musí účtovná jednotka sama vytvoriť. Náležitosti tohto druhu účtovného dokladu sa odvíjajú od toho, aký doklad je vystavený. Upravuje ich však takisto zákon. Presnejšie ide o § 10 zákona o účtovníctve.

Interné účtovné doklady sa môžu použiť vo viacerých situáciách, napríklad:

• Účtovanie odpisov – interný účtovný doklad sa môže využiť v prípade účtovania odpisov, doúčtovania zostatkovej ceny majetku pred jeho vyradením alebo v prípade účtovania oprávok k majetku.
• Účtovanie rezerv – interný účtovný doklad môže účtovná jednotka využiť aj vtedy, keď potrebuje účtovať tvorbu rezerv.
• Účtovanie opravných položiek – ak by náhodou došlo k nejakej chybe, musí účtovná jednotka vytvoriť opravnú položku, na ktorej zaúčtovanie využije interný účtovný doklad.
• Účtovanie o transakciách platených kartou – slúži na zaúčtovanie nákupu uskutočneného kartou, ku ktorému účtovná jednotka ešte nemá výpis z banky.

Bankové výpisy

Bankové výpisy slúžia na zaznamenávanie pohybu peňažných prostriedkov a obsahujú:

• záznamy o odchádzajúcich transakciách,
• záznamy o prichádzajúcich transakciách,
• zostatok na účte.

Bankový výpis získa účtovná jednotka priamo v banke, prípadne prostredníctvom internet bankingu alebo mobil bankingu.

Protokoly o zaradení a vyradení z používania

Protokoly o zaradení do používania využíva účtovná jednotka na zaznamenanie prijatého dlhodobého hmotného alebo nehmotného majetku. Môže ísť napríklad o zaradenie nových strojov do prevádzky.

Protokoly o vyradení z používania sú presným opakom. Slúžia na zaznamenanie vyradeného dlhodobého hmotného alebo nehmotného majetku.

Príjemky a výdajky

Účtovná jednotka ich využíva na evidenciu zásob. Slúžia na udržanie prehľadu o tom, čo sa nachádza v sklade a v akom množstve. Príjemky sa využívajú na príjem výrobkov do skladu, pričom výdajky sa používajú vždy vtedy, keď sa tovar vyskladňuje.

Zúčtovacia výplatná listina

Zúčtovacia výplatná listina slúži na vysporiadanie záväzkov so zamestnancami. Účtovná jednotka ju najčastejšie využíva na účtovanie miezd.

Archivácia účtovných dokladov

Jednotlivé účtovné doklady musí účtovná jednotka archivovať. Vyplýva to z § 35 zákona o účtovníctve. Účtovná jednotka musí archivovať všetky druhy účtovných dokladov, účtovné knihy, zoznamy účtovných kníh, inventúrne súpisy, inventarizačné zápisy, účtovný rozvrh a ďalšie po dobu desiatich rokov nasledujúcich po roku, ktorého sa týkajú.