Objednávka je vlastne takým prvým krokom k obchodu. Tým, že ju potenciálny klient/odberateľ sformuluje a vykomunikuje – písomne, e-mailom, telefonicky, elektronicky či ústne – deklaruje, že od dodávateľa chce niečo kúpiť. A dokonca to „niečo“ upresní: najmä počet kusov či rozsah, prípadne termín dodania alebo cenu. V článku si prejdeme pravidlá a náležitosti pre vystavenie objednávky a postup pre vystavenie a použitie objednávky v SuperFaktúre oboma smermi (od odberateľov ako aj za dodávateľov) – čiže celý šikovný párklikový flow. Poďme na to:
Objednávka: čo to je
Objednávky bývajú v obchodnej praxi užitočným nástrojom s viacerými výhodami. Okrem iného:
- pre odberateľa/klienta potvrdená objednávka je písomným záväzkom dodávateľa, že svoj tovar či službu dodá v dohodnutom rozsahu, čase, množstve aj cene
- naopak, z pohľadu dodávateľa je objednávka zároveň dokladom o tom, že odberateľ vyjadril vôľu tovar či službu kúpiť resp. prevziať a teda aj zaplatiť.
- tiež je jedným z podkladov, na základe ktorého môže dodávateľ vystaviť definitívnu faktúru k dodávke predmetného tovaru či služby. V prípade jej nezaplatenia zo strany klienta môže byť jedným z dokumentov, na základe ktorého je možné vymáhať dlh. Bez existencie konkrétneho „papiera“ (objednávky, zmluvy, faktúry, listovej či emailovej korešpondencie) to pôjde ťažšie alebo vôbec.
Objednávka: náležitosti
Objednávka patrí medzi obchodné dokumenty podľa Obchodného zákonníka – podobne ako faktúra, zmluva či pokladničný doklad. Ako takýto dokument by teda mala obsahovať základné iniciály dodávateľa, príp. aj odberateľa:
- názov firmy resp. meno a priezvisko
- sídlo resp. trvalý pobyt
- právnu formu
- IČO a register, v ktorom je firma zapísaná.
V SuperFaktúre je možné vystavovať a sledovať objednávky ako samostatnú funkciu v samostatnom číselnom rade. A nielen to – celý proces komunikácie so zákazníkom je možné zmanažovať prostredníctvom niekoľkých kliknutí: z cenovej ponuky vytvoríte objednávku a z nej zas zálohovú či ostrú faktúru. A to oboma smermi: podnikateľ ako užívateľ SuperFaktúry vie vystaviť objednávku tovaru či služieb voči svojim dodávateľom (vydaná objednávka) ako aj objednávku za svojho odberateľa (prijatá objednávka). Poďme na to:
Objednávka prijatá: môj klient si objednáva odo mňa
- v SuperFaktúre vystavím cenovú ponuku a pošlem ju klientovi
- klient ju môže schváliť aj zamietnuť. Zamietnutú ponuku môžem opraviť a ak ju môj klient definitívne schváli:
- z cenovej ponuky vytvorím – pár kliknutiami – objednávku („Objednávka prijatá“) a zašlem ju na potvrdenie klientovi.
- môj klient túto objednávku môže opäť schváliť, príp. vrátiť na doplnenie. Ak klient objednávku akceptuje, môžem začať pracovať na dodávke tovarov či služieb, okolo ktorých sa to celé točí. Objednávky v SuperFaktúre majú 3 možné stavy: Čaká na schválenie, Schválená, Zamietnutá.
- v prípadoch, ak chcem od svojho klienta platbu vopred, vystavím zálohovú faktúru – opäť iba niekoľkými kliknutiami.
- po jej úhrade a samotnom dodaní tovaru či služby vystavím zo zálohovej faktúru – áno, kliknutím – ostrú faktúru.
Proces nemusí samozrejme prebehnúť vo všetkých uvedených krokoch:
- ak nepotrebujem vystaviť zálohovú faktúru, od objednávky prejdem rovno k ostrej faktúre
- ak odsúhlasovanie ceny skrze cenovú ponuku nie je potrebné, môžem tento krok vynechať a začínam od objednávky.
Príklad
Martin poslal 10.08.2029 svojej odberateľke Zuzane túto cenovú ponuku:
Zuzana ju akceptovala, Martin teda o deň neskôr zo schválenej cenovej ponuky vytvoril objednávku a zaslal ju na potvrdenie Zuzane:
Zuzana objednávku potvrdila. Martin si však od Zuzany vyžiadal úhradu vopred – zálohovou faktúrou, ktorú vytvoril z objednávky:
Zuzana preddavok uhradila 17.08.2029. Dňa 29.08.2029 bola konzultácia definitívne dodaná. Martin teda vystavil definitívnu ostrú faktúru:
Objednávka vydaná: ja si objednávam od dodávateľa (postup)
Poďme na opačnú situáciu. SuperFaktúra uľahčuje prácu aj s objednávkami, ktoré ja ako odberateľ zasielate svojim dodávateľom – teda s objednávkami vydanými. Ako?
- v časti „Náklady – Vydané objednávky“ vystavím ja ako odberateľ objednávku na tovar či službu, ktoré si objednávam u svojho dodávateľa. Jednoducho, niekoľkými klikmi, pričom objednávka vyzerá podobne ako všetky doklady v SuperFaktúre. Tentoraz je to doklad „Vydaná objednávka“. Hoci: konkrétny názov objednávky si vie užívateľ zmeniť podľa potreby
- objednávku viem vytlačiť, odoslať a po reakcii dodávateľa označiť ako „vybavenú“ či „zrušenú“
- z objednávky, ktorú môj dodávateľ akceptoval a tovar či službu dodal, vystavím niekoľkými klikmi vystaviť náklad v časti „Náklady“. Objednávka sa v SuperFaktúre pracovne pretransformuje na faktúru, ktorú mi zaslal dodávateľ. Neskôr tam môžem – ako prílohu – pridať PDF-ko tej skutočnej faktúry, ktorú mi zaslal dodávateľ. A následne aj úhradu tejto dodávateľskej faktúry.
- z objednávky viem pár klikni vystaviť zálohovú či ostrú faktúru pre toho môjho odberateľa – ktorému teda nakúpený tovar/službu ďalej predávam. Stačí len doplniť odberateľa, počet predávaných kusov (či iných merných jednotiek, príp. upraviť položky) a samozrejme nákupnú cenu zmeniť na cenu predajnú. Ako sa zo zálohovej faktúry vystavuje faktúra ostrá, sme písali tu.
Príklad
Martin Šikovný si 10.08.2029 objednal u svojho dodávateľa ATB, s.r.o. 100 ks tabletov v nákupnej cene 50 EUR bez DPH za kus. Vystavil teda objednávku VOBJ 2029001, ktorú pre vlastnú potrebu nazval „Nákup tabletov od ATB“:
Dodávateľ ATB, s.r.o. mu 12.08.2029 dodal objednaný tovar. Martin teda:
1. objednávku označil za vybavenú
2. z objednávky vystavil náklad – tj do evidencie nákladov dostal faktúru, ktorú mu zaslal dodávateľ tabletov ATB, s.r.o
3. 13.08.2029 vystavil zálohovú faktúru svojmu odberateľovi Zuzane Peknej na 40 ks tabletov v predajnej cene 150 EUR bez DPH za kus – nakúpený tovar teda úspešne predal. Po úhrade tejto zálohovej faktúry a dodaní tovaru odberateľovi Zuzane Peknej vystavil ostrú faktúru. Ako jednoducho sa zo zálohovej faktúry vystavuje faktúra ostrá, sme písali v podrobnom príklade.
Pridať komentár