Skočiť na obsah
🕽 0948 881 081 (-) , FAQ

Automatické upomienky, pripomienky a poďakovania k faktúram

Automatické upomienky, pripomienky a poďakovania k faktúram

Pri väčšom objeme agendy je viac ako vhodné veci čo najviac automatizovať. Pri fakturácii v SuperFaktúre si môžete nastaviť zasielanie automatických správ vašim klientom a odľahčiť sa tak od upomienkovania faktúr po splatnosti alebo, naopak, poďakovania klientom za úhradu faktúry.

S čím pomôžu automatické správy

Vďaka automatickým správam môže SuperFaktúra vašim klientom:

  • pripomenúť blížiacu sa splatnosť faktúry,
  • upomienkovať faktúru po splatnosti,
  • poďakovať za úhradu faktúry.

A to buď prostredníctvom automatických emailových správ alebo automatických SMS.

Pozrite sa, ako na to v našom videu, alebo môžete pokračovať v čítaní nižšie.

Kde nastavím automatické správy

V hornom rohu vpravo kliknite na Nastavenia >> Aplikácia >> Automatické správy.

Nastavenie automatické správy
Nastavenie – Automatické správy

Tu nájdete nastavenia všetkých typov automatických správ – pripomienok, upomienok a poďakovaní, a to v emailovej alebo SMS podobe.

Prečo má zmysel používať SMS upomienky? Milan Polician z TJ-Legal:

Využívame automatické SMS správy na zasielanie poďakovaní za prijatú platbu a na upozornenie klientov s omeškanými platbami. Vďaka tomu sme ušetrili množstvo času, ktorý sme predtým trávili vyzývaním zábudlivcov na úhradu. Dnes to systém robí automaticky a výdavky na neho sú zlomkom ceny oproti ľudskej práci, ktoré sme mali dovtedy.

Poznámka: Pre zasielanie SMS správ je potrebné mať zakúpený v SuperFaktúre jeden z SMS balíkov. Následne je možné zasielať SMS pre slovenské a české mobilné telefónne čísla.

Ako nastaviť automatické správy

V ľavej časti nastavenia automatických správ si najprv vyberiete, pre aký typ dokladu idete automatické správy nastaviť. Zautomatizovať si odosielanie správ môžete pre:

  • faktúry
  • zálohové faktúry
  • prijaté objednávky
  • cenové ponuky

Uvediete, pri akej časovej sekvencii sa majú odoslať. V prípade pripomienok to bude, koľko dní pred splatnosťou faktúry a v prípade upomienok, koľko dní po splatnosti. Pri upomienkach máte možnosť nastaviť až 5 automatických odoslaní.


Ukážka nastavenia emailovej pripomienky pred splatnosťou
Ukážka nastavenia emailovej pripomienky pred splatnosťou

SuperFaktúra vám ponúkne už preddefinované texty správ, ktoré môžete v prípade potreby zmazať a prispôsobiť ich vášmu štýlu komunikácie. Pri tvorbe textu môžete využiť aj špeciálne slová – ich výber zobrazujeme na ľavej strane nastavení automatických správ. Špeciálne slová sa pri odoslaní nahradia údajmi z konkrétnej faktúry.

Tip: Používatelia, ktorí majú aktivované online platby v SuperFaktúre (Besteron alebo Barion), si môžu do textu pridať špeciálne slovo pre online úhradu faktúry. Ich klient tak môže urobiť úhradu faktúry veľmi jednoducho.

Máte v SuperFaktúre nastavené automatické párovanie platieb? Klientom môžete nechať zasielať automatické poďakovania potom, čo SuperFaktúra sama pridá úhradu k faktúre.

Vypnutie zasielania automatických správ pre konkrétneho klienta

Ak máte klienta, ktorému tieto automatické správy posielať nechcete, môžete ho z nich vynechať. V jeho karte “Predvolené hodnoty” kliknite na tlačidlo “Zmeniť”, aby ste mohli upraviť nastavenia pre klienta a vypnite tu zapnutý checkbox “Zasielať automatické správy” a nezabudnite nastavenie uložiť.

Karta predvolených hodnôt pri kontakte - vypnutie zasielania automatických správ
Karta predvolených hodnôt pri kontakte – vypnutie zasielania automatických správ

Funkcionalita automatických správ je dostupná od Štandardného balíku predplatného.

Pridať komentár