Pri väčšom objeme agendy je viac ako vhodné veci čo najviac automatizovať. Pri fakturácii v SuperFaktúre si môžete nastaviť zasielanie automatických správ vašim klientom a odľahčiť sa tak od upomienkovania faktúr po splatnosti alebo, naopak, poďakovania klientom za úhradu faktúry.
S čím pomôžu automatické správy
Vďaka automatickým správam môže SuperFaktúra vašim klientom:
- pripomenúť blížiacu sa splatnosť faktúry,
- upomienkovať faktúru po splatnosti,
- poďakovať za úhradu faktúry.
A to buď prostredníctvom automatických emailových správ alebo automatických SMS.
Pozrite sa, ako na to v našom videu, alebo môžete pokračovať v čítaní nižšie.
Kde nastavím automatické správy
V hornom rohu vpravo kliknite na Nastavenia >> Aplikácia >> Automatické správy.
Tu nájdete nastavenia všetkých typov automatických správ – pripomienok, upomienok a poďakovaní, a to v emailovej alebo SMS podobe.
Prečo má zmysel používať SMS upomienky? Milan Polician z TJ-Legal:
Využívame automatické SMS správy na zasielanie poďakovaní za prijatú platbu a na upozornenie klientov s omeškanými platbami. Vďaka tomu sme ušetrili množstvo času, ktorý sme predtým trávili vyzývaním zábudlivcov na úhradu. Dnes to systém robí automaticky a výdavky na neho sú zlomkom ceny oproti ľudskej práci, ktoré sme mali dovtedy.
Poznámka: Pre zasielanie SMS správ je potrebné mať zakúpený v SuperFaktúre jeden z SMS balíkov. Následne je možné zasielať SMS pre slovenské a české mobilné telefónne čísla.
Ako nastaviť automatické správy
V ľavej časti nastavenia automatických správ si najprv vyberiete, pre aký typ dokladu idete automatické správy nastaviť. Zautomatizovať si odosielanie správ môžete pre:
- faktúry
- zálohové faktúry
- prijaté objednávky
- cenové ponuky
Uvediete, pri akej časovej sekvencii sa majú odoslať. V prípade pripomienok to bude, koľko dní pred splatnosťou faktúry a v prípade upomienok, koľko dní po splatnosti. Pri upomienkach máte možnosť nastaviť až 5 automatických odoslaní.
SuperFaktúra vám ponúkne už preddefinované texty správ, ktoré môžete v prípade potreby zmazať a prispôsobiť ich vášmu štýlu komunikácie. Pri tvorbe textu môžete využiť aj špeciálne slová – ich výber zobrazujeme na ľavej strane nastavení automatických správ. Špeciálne slová sa pri odoslaní nahradia údajmi z konkrétnej faktúry.
Tip: Používatelia, ktorí majú aktivované online platby v SuperFaktúre (Besteron alebo Barion), si môžu do textu pridať špeciálne slovo pre online úhradu faktúry. Ich klient tak môže urobiť úhradu faktúry veľmi jednoducho.
Máte v SuperFaktúre nastavené automatické párovanie platieb? Klientom môžete nechať zasielať automatické poďakovania potom, čo SuperFaktúra sama pridá úhradu k faktúre.
Vypnutie zasielania automatických správ pre konkrétneho klienta
Ak máte klienta, ktorému tieto automatické správy posielať nechcete, môžete ho z nich vynechať. V jeho karte “Predvolené hodnoty” kliknite na tlačidlo “Zmeniť”, aby ste mohli upraviť nastavenia pre klienta a vypnite tu zapnutý checkbox “Zasielať automatické správy” a nezabudnite nastavenie uložiť.
Funkcionalita automatických správ je dostupná od Štandardného balíku predplatného.
Pridať komentár