Skočiť na obsah
🕽 0948 881 081 (-) , FAQ

Naskenovaný podpis na faktúre – je v súlade so zákonom?

Jednou z funkcií Superfaktúry je možnosť pridať do faktúry vopred naskenovaný podpis fakturanta (prostredníctvom voľby „Nastavenia“ – „Logo a podpis“). Takúto hotovú faktúru je možné poslať odberateľovi (príp.jeho či svojmu účtovníkovi) emailom vo formáte .pdf. Šetrí sa tým čas potrebný na ručné podpisovanie a zasielanie poštou – táto funkcia podľa nás uľahčuje našim klientom každodenné podnikanie.

Nedávno nám však jeden z našich potenciálnych klientov zaslal otázku, ktorou trochu spochybnil, či je náš postup správny:

Ako máte ošetrené podpisovanie elektronických faktúr? Svojím klientom posielam faktúry vo formáte .pdf. Tieto však musia byť podpísané. Stačí, ak urobím „scan“ svojho podpisu, ktorý budem pripájať ku každej vystavenej faktúre, ktorú pošlem svojim klientom?

Pre istotu som zaslal dopyt na FR SR, kde mi odpovedali toto:

Podľa § 31 zákona o účtovníctve, účtovný záznam (napr. faktúra) môže byť vyhotovený v písomnej alebo v technickej forme. Preukázateľnosť účtovného záznamu je definovaná v § 32 zákona o účtovníctve. Účtovný záznam určený na prenášanie musí byť podpísaný najneskôr v okamihu jeho odovzdania na prenos. Súčasťou účtovného záznamu pri prenose mimo účtovnú jednotku je:
– podpisový záznam, ktorým je elektronický podpis (zákon č. 215/2002 Z.z. o
elektronickom podpise), alebo
– iný záznam, nahrádzajúci vlastnoručný podpis v technickej forme, na
ktorom sa účtovné jednotky vzájomne dohodli (napr. čiarkový kód, šifra
a pod) a považujú ho za preukázateľný.
Na základe uvedeného, ak prenášaný účtovný doklad obsahuje vyššie uvedené náležitosti, je považovaný za účtovný doklad. Oskenovaný podpis a pečiatka nie sú z pohľadu zákona o účtovníctve uznané za vlastnoručný podpis a z tohto dôvodu ani nespĺňajú požiadavky na platné a preukazné doklady.

Čo vy na to? K dohode medzi dodávateľom a odberateľom – musí mať papierovú formu? To mám spísať zmluvu s každým svojím odberateľom, ktorých je niekoľko desiatok z celej SR? Alebo odberateľ udeľuje automatický súhlas s podpisom a podobou elektronickej faktúry práve jej uhradením?

Tu je naša odpoveď. Sedeli sme nad ňou viacerí a pretelefonovali hodiny s metodikmi Finančného riaditeľstva.

Faktúra ako účtovný doklad

Faktúra zasielaná odberateľovi sa v terminológii zákona o účtovníctve považuje za „účtovný záznam“. V prípade, ak faktúru jej vystavovateľ (dodávateľ) zasiela odberateľovi, vzťahujú sa naňho ustanovenia o tzv. „prenose účtovného záznamu“, uvedené v § 32 ods. 2 a 3 a v § 33 spomínaného zákona. Záznam, určený na prenášanie mimo účtovnej jednotky (tj faktúra odosielaná z firmy) prostredníctvom informačného systému (Superfaktúra, účtovný softvér, email) musí spĺňať tieto podmienky:

  • musí obsahovať podpisový záznam, ktorým môže byť účtovnými jednotkami vzájomne uznávaný obdobný preukázateľný účtovný záznam v technickej forme. Podpisovým záznamom sa rozumie účtovný záznam, ktorého obsahom je vlastnoručný podpis, alebo obdobný preukázateľný účtovný záznam nahrádzajúci vlastnoručný podpis v technickej forme. Na obidve formy podpisového záznamu sa pritom prihliada rovnako a obidve sa môžu použiť na mieste, kde sa vyžaduje vlastnoručný podpis (§ 32 ods. 2 a 3).
  • prenos záznamu musí dodávateľ zabezpečiť pred jeho zneužitím, poškodením, zničením, neoprávnenými zásahmi doň a neoprávnenými prístupmi k nemu (§ 33).

Inými slovami:

  • tým, že do faktúry ešte pred jej finálnym skompletizovaním a odoslaním vložíte podpis, ktorý ste vopred naskenovali, pôjde o obdobný preukázateľný účtovný záznam nahrádzajúci vlastnoručný podpis v technickej forme. Ak druhá strana – teda odberateľ – takto zaslanú faktúru akceptuje (teda napríklad proti forme faktúry neprotestuje, prípadne nevyžaduje jej podpísanie elektronickým podpisom či inak), záznam je „vzájomne uznávaný“ – nie je teda potrebný jeho (písomný či iný) súhlas, dohoda ani sa za súhlas nepovažuje úhrada faktúry.
  • faktúra vo formáte .pdf , zabezpečená proti modifikovaniu, spĺňa v bežnej obchodnej praxi za určitých okolností požiadavku nemožnosti neoprávnených zásahov, poškodenia, zničenia či zneužitia. Podstatným je, aby mal k zaslanej faktúre prístup iba adresát, tj odberateľ a nikto iný.

Odpoveď, ktorú metodici zaslali na odpoveď nášmu klientovi (a teda najmä navrhované formy zabezpečenia, akými sú kód, šifra, heslo), pochádza z metodického usmernenia k novelám zákona o účtovníctve z r. 2009. Metodické usmernenie však nie je právne záväzné, navrhuje len možný výklad. Právne záväzný je len zákon. Ustanovenia zákona o účtovníctve je teda možné vykladať viacerými spôsobmi a jedným z nich je aj náš výklad, odobrený ako možný práve metodikmi Finančného riaditeľstva SR. V praxi však z neho vychádzajú aj mnohé účtovné softvéry, ktoré umožňujú do faktúr či iných účtovných záznamov pridávať vopred naskenovaný podpis.

Faktúra v zmysle zákona DPH

Platitelia DPH a ostatné firmy registrované pre DPH z iného titulu (napríklad tieto) sú okrem účtovných predpisov – ktoré sme rozobrali vyššie – povinné dodržiavať aj pravidlá zo zákona o DPH. Ten pri faktúrach stanovuje dodávateľovi povinnosť “ zabezpečiť vierohodnosť pôvodu, neporušenosť obsahu a čitateľnosť faktúry od jej vydania do konca obdobia na uchovávanie faktúry“. Ako spôsob zabezpečenia vierohodnosti pôvodu, neporušenosti obsahu a čitateľnosti faktúry možno použiť – okrem iného – tieto spôsoby:

  • zaručený elektronický podpis podľa osobitného predpisu
  • elektronickú výmenu údajov – tj systém EDI
  • iný spôsob zabezpečujúci vierohodnosť pôvodu a neporušenosť obsahu faktúry.

No a tento iný spôsob zákon ani žiadne zo súvisiacich usmernení nešpecifikuje. Použiť je teda možné akýkoľvek spôsob, ktorý zabezpečí „vierohodnosť pôvodu, neporušenosť obsahu a čitateľnosť faktúry“. Faktúra vo formáte .pdf, do ktorej bol pridaný vopred naskenovaný podpis a ktorá je zasielaná odberateľovi emailom, tieto podmienky podľa nás spĺňa.

Pre úplnosť: Aký je rozdiel medzi faktúrou ako účtovným dokladom a faktúrou podľa zákona o DPH? Prečítaj si viac

19 komentárov

Udajne podla EU legislativy nemusi podpis a peciatka byt na fakture vobec. Tvrdia to moji zahranicni dodavatelia. Ktovie, skumat to nebudem a riadim sa uctovnickou firmou. Osobne si myslim, ze min. na SK to uradnici dost prehanaju. Akosi vo vsetkom vidia podvod a riesia kazdu malickost a na druhej strane akosi prehliadaju rozkradnute miliardy konciace na uctoch strankovych firiem v danovych rajoch.
Ďakujeme za komentár (osobne súhlasím :) )
Naskenovanú žiadosť s podpisom mi obecný úrad neakceptoval. Oboznámili ma, že do 5 dní som mala na OÚ osobne prísť žiadosť podpísať. Je to pravda, Prosím Vás, poraďte mi. Ďakujem
Toto je podľa všetkého iná situácia, než o akej sme písali v článku - ten bol o faktúrach. Je dosť možné, že úrady naskenované žiadosti neakceptujú - i keď je to smutné, pravdepodobne Vám neostáva len akceptovať ich postupy.
Da sa prevodny prykaz v banke podpisat elektronickym podpisom
Je to trochu mimo témy články a neviem, aký prevodný príkaz myslíte - určite však je možné robiť prevody prostredníctvom internet bankingu
Dobrý deň! Chcem sa opýtať ako je to v prípade, ak sa posielajú faktúry poštou, ale sú na nich vytlačené podpisy a pečiatka a nie vlastnoručný podpis s pečiatkou? Faktúra sa pripraví v systéme a v ňom pracovníčka vloží do faktúry aj podpis a pečiatku. Teda ich scan. Ďakujem
Pečiatka je jednoduchým riešením, ako splniť požiadavky Obchodného zákonníka - tj uvádzať na všetkých obchodných dokumentoch firmy firemné údaje. Na faktúre však byť nemusí, lebo tieto údaje sú súčasťou faktúry. Podpis: práve v článku píšeme o tom, že podľa nášho výkladu je naskenovaný/vytlačený podpis v súlade so zákonmi.
Superfaktúru (zatiaľ) nepoužívam, ale zaujíma ma toto - ak chápem zákon správne, oskenovaný podpis stačí, ak je zároveň splnená podmienka, že je zabezpečená "vierohodnosť pôvodu a neporušenosť obsahu faktúry". Je toto nejakým spôsobom ošetrené? Je vygenerovaná faktúra zamknutá len na čítanie pomocou certifikátu, alebo...?
"iný záznam, nahrádzajúci vlastnoručný podpis v technickej forme, na ktorom sa účtovné jednotky vzájomne dohodli (napr. čiarkový kód" = čo tak pridať do superfaktury čiarkový kód? A je to :)
Dobrý deň, toto zatiaľ nemáme v pláne pridávať. Tak ako je písané v záavere článku, pdf faktúru s naskenovaným podpisom podľa nás spĺňa zákonné podmienky.
Ja používam Superfaktúru od jej vzniku a k dnešnému dňu cca. 90% mojich klientov akceptuje faktúru s naskenovaným podpisom, zaslanú e-mailom. Jeden klient si vyžiadal písomné prehlásenie o tom, že faktúry budem zasielať v takomto formáte. Ostatní trvajú na vlastnoručnom podpise a zaslaní poštou. Podľa informácie od mojej účtovníčky, si musím aj ja k faktúre prijatej e-mailom, tento e-mail uložiť pre prípadnú kontrolu “vierohodnosti pôvodu, neporušenosti obsahu a čitateľnosti faktúry”. Tak to tak robím. Z môjho laického pohľadu nevidím rozdiel medzi faktúrou zo Superfaktúry a faktúrami od zahraničných dodávateľov, ktoré mi chodia iba e-mailom, nemajú elektronický podpis a dokonca ani naskenovaný.
Zdravím :) otázkou ešte je, ako naskenovať kvalitne podpis a pečiatku z papierového vzoru, resp. ako to upraviť. Kto to skúšal asi vie, že to dá zabrať. Strávil som nad tým celý deň a skutočne kvalitný sken s čistým bielym pozadím sa mi nepodaril...
To už je skôr úloha pre grafika. Skúste nejakého šikovného osloviť, určite to vyrieši...
Ja posielam svojim zakaznikom faktury bez oskenovaného podpisu. Ak je príležitosť (napr osobný kontakt s účtovníčkou), faktúru občas podpíšem. Niektorí to vyžadujú viac, iný vôbec. Môj osobný názor je že daňovákom to v podstate môže byť jedno. Rýpať sa v takom detaile, či je faktúra podpísaná je v podstate úradná šikana. Odberateľ si predsa zaznamená do svojho účtovníctva faktúru v takej istej podobe… Ale to je samozrejme iba môj osobný (laický) názor. Ale čo ma napadá… Nevedela by superfaktúra vydávať na svojej doméne elektronický podpis pre klientov, ktorým by bolo možné podpísať PDF, tým potvrdzovať pravosť dokumentu a napĺňať “požiadavku nemožnosti neoprávnených zásahov, poškodenia, zničenia či zneužitia”?
Momentálne neuvažujeme nad pridávaním elektronického podpisu, aj vzhľadom na spomenuté informácie.
Pripájam sa k názoru, že možnosť používať elektronický podpis, ale nie okamžite ZEP, by bola veľkým prínosom.
Ja posielam svojim zakaznikom faktury bez oskenovaného podpisu. Ak je príležitosť (napr osobný kontakt s účtovníčkou), faktúru občas podpíšem. Niektorý to vyžadujú viac, iný vôbec. Môj osobný názor je že daňovákom to v podstate môže byť jedno. Rýpať sa v takom detaile, či je faktúra podpísaná je v podstate úradná šikana. Odberateľ si predsa zaznamená do svojho účtovníctva faktúru v takej istej podobe... Ale to je samozrejme iba môj osobný (laický) názor. Ale čo ma napadá... Nevedela by superfaktúra vydávať na svojej doméne elektronický podpis pre klientov, ktorým by bolo možné podpísať PDF, tým potvrdzovať pravosť dokumentu a napĺňať "požiadavku nemožnosti neoprávnených zásahov, poškodenia, zničenia či zneužitia"?
Veríme Vám. :)

Pridať komentár