Skočiť na obsah
🕽 0948 881 081 (-) , FAQ

Eshop: automatizácia a prenos dát do účtovníctva a ku kuriérovi

Eshop: automatizácia a prenos dát do účtovníctva a ku kuriérovi

Poďme si spoločne prejsť, ako môže vyzerať napojenie vášho eshopu na fakturáciu v SuperFaktúre. Automatické vystavenie faktúr, automatické párovanie platieb k faktúram, exporty pre kuriérov aj účtovníkov – toto všetko vám uľahčí prácu s vašimi eshopovými objednávkami a zvyškom nasledujúcich procesov od fakturácie, doručovania až po účtovníctvo.

1. Napojenie eshopu na SuperFaktúru – možnosti

SuperFaktúra je otvorený systém, na ktorý sa môžu prostredníctvom tzv. API napojiť (nielen) rôzne eshopové systémy. Či už eshopy vytvorené na mieru, eshopy bežiace na open source platformách alebo eshopy na prenájom (tzv. krabicové riešenia).

Pri krabicových riešeniach je potrebné, aby napojenie na SuperFaktúru spravil poskytovateľ vášho eshopového riešenia. Možno aj práve ten váš ho má, skúste sa ho opýtať alebo pozrite na našu stránku Integrácii, či ho nenájdete v zozname integrátorov, o ktorých vieme, že napojenie na SuperFaktúru pre svojich zákazníkov pripravili.

Ak ste si dali postaviť eshop na mieru alebo používate open source riešenie, no napojenie na SuperFaktúru potrebujete prispôsobiť taktiež podľa špecifických potrieb, k dispozícii je naša API dokumentácia. Váš šikovný programátor podľa nej vytvorí napojenie, ako si želáte.

Pri niektorých open source riešeniach môžete využiť už existujúce napojenia. Ide o pluginy, ktoré si stiahnete, nainštalujete do eshopu, nastavíte podmienky vystavenia faktúr a voilà, prepojenie na SuperFaktúru je na svete. Čiže nie je potrebné byť ani výnimočne technicky zdatná osoba.

Napríklad obľúbený a pravidelne aktualizovaný plugin SuperFaktúry pre WooCommerce si môžete stiahnuť a používať zadarmo. K dispozícií je aj séria článkov, ktorá vás prevedie krok za krokom jeho inštaláciou a možnosťami jeho nastavenia.

loga ecommerce systemov
Ecommerce riešenia s prepojením na SuperFaktúru

2. Vytvorenie faktúry z objednávky na eshope

Keď je už eshop na SuperFaktúru napojený, stačí, keď v ňom vystavíte objednávku a online faktúra je na svete. Všetky fakturačné údaje o zákazníkovi aj s informáciami o položkách a ich cenách odošle váš eshop do SuperFaktúry. Tá vytvorí faktúru (alebo zálohovú faktúru), ktorú máte ihneď k dispozícii, alebo ju napríklad eshop môže automaticky stiahnuť a zaslať vášmu zákazníkovi emailom.

V praxi môžete vystavovať faktúry z objednávok na eshope buď po prijatí platby (platba cez platobnú bránu) alebo ešte pred prijatím platby (úhrada bankovým prevodom, dobierka). Povieme si viac o oboch verziách.

2.1 Úhrada objednávky ešte pred vystavením faktúry

Zákazník si na eshope vykliká objednávku a zvolí spôsob platby kartou resp. online cez platobnú bránu. Po úspešnom dokončení objednávky tak už eshop vie, že objednávka bola uhradená môže vystaviť ostrú faktúru. Eshop teda zavolá do SuperFaktúry, aby vystavila faktúru so statusom ako už uhradenej (zákazník predsa už vykonal úspešnú platbu za objednávku).

Navyše, ak váš programátor robil napojenie eshopu na SuperFaktúru na mieru, je možné nám zasielať ku faktúre aj účtovné detaily, ktoré sa na samotnej faktúre nezobrazia, ale SuperFaktúra si ich bude držať “na pozadí” a pri exporte pre účtovné programy ich bude dopĺňať do exportov. Ide o účtovné dáta ako predkontácie (syntetický / analytický účet), typ fakturovaných položiek (tovar / služba) a pod.

V pluginoch SuperFaktúra pre WooCommerce a PrestaShop sú nastavenia predkontácii (syntetický a analytický účet) dostupné, stačí sa len dohodnúť s vašou účtovníčkou, aké presné údaje doplniť – na ktorý účet čo účtovať.

2.2 Úhrada objednávky po vystavení faktúry

Ide o prípady, kedy napríklad:

  • Umožňujete zákazníkom na eshope zaplatiť bankovým prevodom – vystavíte a pošlete mu zálohovú faktúru. Ak ju neuhradí, nič sa nedeje – nejde o daňový doklad. Ak zákazník zálohovú faktúru uhradí, pripravíte mu balíček a vystavíte faktúru – daňový doklad, ktorá je už uhradená na základe zaplatenej zálohovej faktúry.
  • Alebo to môže byť platba na dobierku, kedy vystavíte zálohovú faktúru alebo faktúru, no zákazník zaplatí až na pošte alebo pri prevzatí balíčku od kuriéra. Tí vám potom platby za prijaté dobierky vyplatia na váš bankový účet.

Určite vás zaujíma, ako je možné označiť doklad (faktúru/zálohovú faktúru) v SuperFaktúre za uhradenú pri týchto spôsoboch platieb. Je niekoľko možností:

  • Automatické párovanie platieb – z banky si necháte posielať emailové notifikácie o obratoch na vašom bankovom účte (alebo od kuriérskej spoločnosti GLS výpis vyplatených dobierok). Na základe zhodného variabilného symbolu (ďalej ako VS) v notifikácii a na faktúre v SuperFaktúre je možné doklad označiť za uhradený automaticky.
  • Nahratie výpisu z banky alebo výpisu o vyplatených dobierkach od kuriéra. Párovanie platby s faktúrou prebehne taktiež na základe zhodného VS na výpise a na faktúre.
  • Manuálne označenie faktúry za uhradenú (vo vlastnej réžií).

2.3 Ako sa o úhrade dozvie eshop?

V SuperFaktúre si môžete nastaviť aj tzv. callback pri úhradách. Ide o váš skript, ktorý má SuperFaktúra zavolať, keď k faktúre / zálohovej faktúre bude priradená úhrada cez párovanie platieb alebo aj po manuálnej úhrade. Tento skript môže potom urobiť na strane eshopu to, čo ste si ním nastavili – t.j. najčastejšie prepne stav v objednávky v eshope na želaný stav napr. Uhradená.

Vo všeobecnosti je potrebné mať v eshope tento skript naprogramovaný. Avšak, používatelia pluginu SuperFaktúra pre WooCommerce doprogramovať nič nemusia – plugin už v sebe toto nastavenie obsahuje, stačí ho len spojazdniť a automatické párovanie zapnúť. Návod ako na to nájdete v článku o nastavení platieb v plugine pre WooCommerce.

3. Prenos údajov ku kuriérovi

SuperFaktúra má pre eshopy predávajúce tovar veľmi fajn a obľúbený nástroj – export pre kuriérov. Údaje z faktúr nemusíte manuálne prepisovať do systému kuriérskej spoločnosti. Vyexportujete si súbor, ktorý následne nahráte do systému kuriérskej spoločnosti. Nemusíte nič prepisovať, vyplňovať. Jednoducho sa vám všetky mená, adresy a ďalšie dodatočné informácie pekne naimportujú a kuriér môže kmitať.

exporty kuriéri logá
Exporty pre kuriérov

4. Prenos faktúr do účtovníctva

Samozrejme, vystavené faktúry je možné vyexportovať nielen ako PDF, ale aj pre rôzne účtovné programy. Vašej účtovníčke môžete do SuperFaktúry vytvoriť prístup, takže si bude môcť doklady stiahnuť vtedy, keď bude potrebovať a nie vtedy, kedy si na to nájdete vy čas.

loga uctovne systemy
Exporty do účtovných systémov

A čo tak uľahčiť účtovníkom prácu s faktúrami? Nastavte si na eshope predkontácie pre jednotlivé produkty / služby, ktoré pomôžu účtovníkom pri evidencii a zaúčtovaní faktúr do ich účtovného softvéru. Doplnenie týchto účtovných detailov si môžete naprogramovať priamo vo svojom eshope. SuperFaktúra ich bude brať pri exporte pre konkrétne účtovné programy do úvahy. V samostatnom článku sme rozpísali viac o možnostiach účtovných detailov na faktúre a do ktorých účtovných programov je ich možné preniesť.

 

Pridať komentár